audimexEE: audit software - the enterprise edition

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Funktionalität

audimexEE bietet bereits im Produktstandard alle Funktionalitäten, die den Bedarf der Internen Revision typischerweise kennzeichnen.

Strukturierung der Prüffelder

  • prozessorientiert und/oder organisationsorientiert
  • Matrix aus Eigenschaften wie Prozess / Subprozess / Organisationseinheit
  • Mischformen unter Einbeziehung weiterer Typen von Prüffeldern, z. B. Produkte, Vorschriften, Methoden usw.
  • mehrstufige Hierarchie (Über-/Unterordnung, Abhängigkeiten, Gruppierungen)
  • Differenzierung nach planbaren, strukturierenden und informativen Prüffeldern
  • Zuständigkeiten (Management, Geprüfte, Prüfer)

Risikobewertung

  • Risikokataloge auf Basis von Einzelkriterien zu verschiedenen Risikoaspekten
  • beliebig viele bereichsspezifische Risikokataloge hinterlegbar
  • einfache bis komplexe Berechnungen von Risikokennzahlen
  • Ampeldarstellung für Risikokennzahlen
  • Gewichtung
  • automatische Einbeziehung von Daten, z.B. Zeitpunkt der letzten Prüfung
  • Importmöglichkeiten von Risikowerten aus anderen Systemen
  • automatischer Zugriff auf risikorelevante KPI
  • Historisierung von Risikobewertungen
  • XML-Schnittstelle für den Im- / Export von Risikokatalogen

Prüfungsplanung

  • mehrstufige, risikoorientierte Prüfungsplanung (Mehrjahresplanung, Jahresplanung, unterjährige Planung)
  • Planungsperspektive: Prüffelder / Jahre
  • Planungsmöglichkeiten: risikoorientiert, fester Turnus (obligatorische Prüfungen), kapazitätsorientiert
  • automatischer Planungsvorschlag
  • übersichtliche farbliche Darstellung der Prüffeld-Abdeckung
  • Gegenüberstellung der geplanten und verfügbaren Kapazitäten
  • Anpassung der vorgeschlagenen Aufwände
  • Verschieben von Prüfungen in folgende Jahre
  • Abteilungssicht möglich
  • Berechtigungs-Einschränkung auf Unternehmensteile möglich
  • Kapazitätsermittlung von Prüfern und Revisionsabteilungen mit konfigurierten, einheitlichen Tätigkeiten/Abzugsposten aus Arbeitszeiterfassung und Einsatzplanung
  • Partnership Audits zur Verteilung und Genehmigung von Aufwänden auf andere Abteilungen - auf Planungs- und Prüfungsebene
  • konfigurierbarer Workflow der Jahresplanung, formale Genehmigungsschritte sind möglich
  • Historisierung der Mehrjahres- und Jahresplanung
  • Dokumentation der abgestimmten Jahresplanung
  • Prüfungsfeinplanung in übersichtlichen Kalenderansichten
  • Darstellung und Bearbeitungsmöglichkeit in Kalender
  • Ad-hoc-Anlage von Sonderprüfungen

Einsatzplanung

  • Zusammenstellung von Prüfungsteams
  • tagesgenaue Planung
  • Planung mit Zeitbudget
  • Auslastungsansicht zu einzelnen Mitarbeitern
  • Kalender und Verfügbarkeiten einzelner Prüfer
  • Berücksichtigung von Urlaub, Feiertage und sonstige Abwesenheitsgründe
  • Filtern nach Qualifikationen
  • Hinweis auf Planungskonflikte

Prüfungsvorbereitung

  • Ablaufplanung und Festlegung von Meilensteinen
  • Festlegung von Prüfungsinhalten
  • Festlegung, Auswahl und Überarbeitung von Prüfungshandlungen
  • Festlegung eines bestimmten Geltungsbereichs (Ein Prüfungshandbuch gilt dann nur für eine bestimmte Prüfungsart und/oder einen bestimmten Unternehmensteil (Audit Universe))
  • Importmöglichkeiten von Checklisten aus Excel
  • Aufgabenverteilung im Prüfungsteam
  • Nutzung der Wissensbasis
  • Prüfungsankündigung nach individueller Dokumentenvorlage in MS Word
  • gebündeltes Herunterladen aller Dokumente einer Prüfung
  • Vormerkakte/Prüfidee
  • Follow-Up-Prüfungen zur Kontrolle der Maßnahmenumsetzung aus Vorprüfungen

Prüfungsdurchführung und Berichtserstellung

  • Dokumentation von Prüfungshandlungen
  • typisierte Prüfungshandlungen (z.B. numerische Ergebnisse)
  • Bewertung und Dokumentation der Ergebnisse
  • Auswertung und Berechnung numerischer Prüfungsergebnisse
  • Erfassung von Feststellungen und Maßnahmen
  • Kategorisierung der Feststellung und Zuordnung zu ihren Prozessen im Audit Universe
  • Standardfeststellungen
  • hochladen zugehöriger Beweisdokumente
  • Referenzierung von Prüfobjekten wie Feststellungen, Maßnahmen, Dokumente oder Prüfungshandlungen zur einfachen Nachvollziehbarkeit von Prüfungsergebnissen
  • Reviews - als Modul zur internen Überpüfung und Kommunikation für Feststellungen, Dokumente, Prüfungshandlungen etc. - auch als formaler Review-Prozess
  • Import von Feststellungen und Maßnahmen aus MS Word und MS Excel
  • Festlegung der Verantwortlichen (Abteilungen oder Geprüfte) für Umsetzung pro Maßnahme
  • Festlegung individueller Wiedervorlage- und Fälligkeitstermine pro Maßnahme
  • Kategorisierung der Maßnahme
  • Maßnahmen-Zuordnung zur betroffenen Organisationseinheit
  • Generierung der Prüfungsberichte, Feststellung- und Maßnahmenauflistungen nach individuellen Dokumentvorlagen in MS Word
  • Generierung von Qualitätscheck in MS-Word
  • automatische Übernahme von Textabschnitten (z. B. gesetzliche Grundlagen, Prüfungsdaten, Feststellungen und Maßnahmen)
  • automatische Übernahme von Bildern und MS Word formatierten Texten aus der Datenbank
  • mehrsprachige Berichtstexte
  • Prüfkampagnen (z. B. Testkäufe im Handel, massenhafte Self Audits oder Risikobefragungen)
  • Einbindung des Geprüften in die Prüfungsdurchführung

Dokumentation und Dateiablage

  • konsequente Strukturierung der Ablage
  • konfigurierbarer Freigabeprozess
  • Standard-Dokumentenverteiler
  • Referenzierung von Prüfobjekten zur nachvollziehbaren Prüfungsdokumentation, per Link wird das Dokument angezeigt
  • einfaches Auffinden von Dokumenten
  • Volltextsuche
  • Versionierung aller Dokumente
  • Archivierung mit Schreibschutz

Zeit- und Kostenerfassung

  • Zeiterfassung pro Prüfer pro Prüfung
  • Zeiterfassung pro Prüfung in der jeweiligen Phase (z.B. Planung, Field Work, Berichterstellung, Follow-Up)
  • Zeiterfassung für Administrationszeiten und Abwesenheiten
  • Erfassung und Auswertung von prüfungsbezogenen Kosten
  • frei definierbare Kostenarten: Übersetzung, Reise, Übernachtung, etc.
  • frei definierbare Währungen
  • frei definierbare Zahlungsarten: Credit, Cash, etc.

Compliance

  • Dokumentation von Compliance-Anfragen
  • Dokumentation von Compliance-Fällen
  • Dokumentation von Compliance-Maßnahmen

Umsetzungsdokumentation (mit Möglichkeit zur Einbindung von Geprüften)

  • Online-Einbindung von Fachbereichen für Stellungnahmen
  • frei konfigurierbarer Prozess zwischen Prüfer und Geprüftem
    • über selbsterklärende Tasten startet der Geprüfte Sub-Prozesse wie Statusaktualisierung, Terminverschiebung beantragen, Schließung melden etc.
    • per Knopfdruck kann der Prüfer beantragte Terminverschiebungen bzw. gemeldete Schließungen akzeptieren oder ablehnen, Erinnerungen auslösen oder geschlossene Maßnahmen wieder öffnen.
  • hierarchische Zuständigkeit nach Organisationseinheiten
  • Einsicht in die, für Geprüfte freigegebenen, Dokumente
  • Anhängen von Dokumenten durch autorisierte Geprüfte
  • Bestimmung von Stellvertretern

Maßnahmenverfolgung

  • Überwachung der Maßnahmenumsetzung
  • Nachvollziehbarkeit von Stellungnahmen und Terminverschiebungen
  • systemgestützte Wiedervorlagen-Verwaltung
  • Fristkontrolle
  • Historie der Fristverlängerungen
  • aktive Benachrichtigung über Bearbeitung per E-Mail
  • einstellbare Erinnerungsfunktion bei Fälligkeiten
  • Eskalationsprozess

Auswertungen und Monitoring

  • bei Planung nicht berücksichtigte Prüffelder
  • Prüfungslandkarte (Was wurde wann geprüft?)
  • Prüfungsstatus, Feststellungen und Maßnahmen nach ausgewählten Bereichen
  • Prüfungsübergreifender Erledigungsstand von Maßnahmen
  • automatische Generierung von prüfungsübergreifenden Berichten in MS Word
  • umfassende Berichterstellung
  • Zugriffsmöglichkeit auf alle Daten gemäß Berechtigung
  • Excel-Export mit Spaltenvorauswahl
  • vordefinierte Standard-Auswertungen
  • Geografische Auswertungen auf Landkarten z. B. die Häufigkeit von Risiken
  • integrierter Berichtsgenerator
  • abspeichern und veröffentlichen vordefinierter Auswertungen
  • Schnittstellen zu den Standardreportgeneratoren (Crystal Reports, Jasper Report)

KPI

  • freie Definition von KPI über Oberfläche
  • Berechnung von KPI

Archivierung

  • Logisches Löschen veralteter Prüfobjekte, ausgeschiedene Benutzer und andere Stammdaten
  • Archivierungsprozess für nicht mehr benötigte Planung, alte Prüfungen, andere Bewegungsdaten
  • geordneter und speziell gesicherter Prozess zur Archivierung

Vernetztes und unabhängiges Arbeiten

  • Leistungsfähige Web-Technologie
  • Offline Client verfügbar

generische Interfaces

  • mehrere Kommunikationsmethoden (Webservice, Skriptaufruf, Oberfläche)
  • mehrere Datenformate (XLSX, CSV, Binär)
  • überwachte Kommunikation
  • vordefinierte Interfaces

Zum ausführlichen Vergleich beider Lösungen audimexEE - audimexSD