audimexEE: audit software - the enterprise edition

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Mehrwerte

Die Einführung einer Audit Software muss sich für Ihr Unternehmen lohnen: Ob der erwünschte Mehrwert mehr qualitativer oder mehr quantitativer Natur sein wird, liegt bei Ihnen. Sie entscheiden und wir helfen ihnen bei der Umsetzung Ihrer Ziele.

audimexEE wurde entwickelt um entscheidende Mehrwerte zu erzeugen.

Übersicht und Transparenz

Schneller und zuverlässiger Überblick

  • Ein schneller Überblick beginnt bereits in der Mehrjahresplanung. audimexEE erlaubt es, die Risikoeinschätzung und Fälligkeit von Prüffeldern auf einen Blick zu erfassen. So haben Sie die Abdeckung Ihres Audit Universe fest im Griff.
  • Jede Prüfung ist mit einem oder mehreren Prüffeldern verknüpft. Ebenso können Feststellungen Prozessen, bzw. Maßnahmen verantwortlichen Organisationseinheiten zugewiesen werden. So haben Sie jederzeit den Überblick, welche Prüfungen wo in Ihrem Unternehmen durchgeführt wurden und wie der aktuelle Stand der Planung ist.
  • Durch Standard-Auswertungen mit individuellen Auswahlkriterien erhalten Sie zuverlässige Antworten auf Fragen wie: „Zeige mir alle offenen und fälligen Maßnahmen der Organisationseinheit, die mindestens den Schweregrad ‚schwerwiegend‘ haben.“
  • Benutzerdefinierte Berichte ermöglichen Ihnen sofortige Einsicht in jede in audimexEE gespeicherte Information. Das regelmäßige Reporting kann somit von Ihnen selbst individuell auf Ihren Bedarf zugeschnitten werden.

Solide Basis für Entscheidungen

Die Inhalte der zentralen Datenhaltung sind stets aktuell, aussagekräftig und lückenlos. So erhalten Sie die geforderten Informationen immer auf dem neuesten Stand ohne wenn und aber.

Vergleichbarkeit sämtlicher Ergebnisse

Durch Standardisierung und Homogenisierung wird es erst möglich, Resultate zu erhalten, die miteinander verglichen werden können. So ist es durchwegs von Interesse, wenn Feststellungen bei vergleichbarer Prüfungsvorgehensweise in mehreren Organisationseinheiten auftreten und in anderen nicht. Somit können nicht einfach nur Defizite aufgezeigt werden: Die Rolle der Revision als kompetent beratende Einheit wird zusätzlich unterstrichen.

Soll / Ist - Analyse

  • In audimexEE integrierte Soll/Ist-Analysen ermöglichen einen jederzeit aktuellen Ist-Stand dem ursprünglichen Jahresplan gegenüberzustellen. Ein einfacher Klick auf eine Standardauswertung erlaubt Ihnen eine umfassende Einsicht in den aktuellen Bearbeitungsstand und informiert Sie über eventuelle Abweichungen von Meilensteinen.

  • Die Erfassung von Aufwänden ermöglicht die Optimierung der Planung durch Ausnutzen der so gewonnenen statistischen Daten früherer Prüfungen. Darüber hinaus werden Arten von Tätigkeiten innerhalb der Revision, wie beispielsweise der administrative Overhead von Prüfungen, quantifizier- und darstellbar.

Qualitätssicherung

Qualität der Maßnahmenumsetzung

Die integrierte Termin- und Wiedervorlagenverwaltung stellt eine lückenlose Überwachung der Maßnahmenumsetzung sicher. Die Umsetzungsdokumentation der Geprüften oder ihrer Stellvertreter im System gewährleistet eine lückenlose Nachvollziehbarkeit der Maßnahmenbearbeitung. Sie werden automatisch an Termine und fällige Maßnahmen erinnert. Darüber hinaus kann anhand Ihrer Anforderungen ein Eskalationsprozess definiert werden

Nachvollziehbarkeit der Prüfungsauswahl

Die Prüfungsauswahl erfolgt in audimexEE gemäß Risikoanalyse und nach Pflichtintervallen. audimexEE lässt dem Planenden dabei maximale Freiheit, leitet ihn aber an – beispielsweise durch erzwungene Kommentare – sein Handeln zu begründen. Dadurch ist die aktuelle Prüfungsplanung für das Audit Komitee und auch für Externe jederzeit nachvollziehbar.

Nachvollziehbarkeit der Ergebnisse

Wenn neben Feststellungen außerdem die einzelnen Prüfhandlungen dokumentiert werden, können später alle Handlungen und daraus resultierende Ergebnisse von einer dritten Person nachvollzogen werden. Hinzugefügte Dokumente unterstreichen und erklären die Prüfungsergebnisse. Feststellungen und Maßnahmen werden selbstverständlich wie gewohnt von Ihnen bewertet und kategorisiert. So können Revisionsberichte oftmals kürzer gehalten werden, was vom Management begrüßt wird.

Hoher Prüfstandard

  • Durch die Verwendung von Best-Practice Prüfhandlungen, einem Wissensaustausch, der Einhaltung von Vorgaben und einer strukturierten Arbeitsweise wird ein hoher Prüfstandard erreicht, der mit einem benutzerkonfigurierten Genehmigungsworkflow sichergestellt wird.
  • Standardisierung
  • Die Einführung einer Revisionssoftware forciert eine einheitliche Arbeitsweise und gewährt die Einhaltung von Vorgaben. Das Einarbeiten neuer Mitarbeiter wird einfacher.
  • In audimexEE bestimmen Sie mit Pflichtfeldern, was kommentiert werden muss. Sie definieren den Workflow mit Prüfungs-, Prüfhandlungs-, Maßnahmen-, Dokument- und Berichtzuständen, und auch von welchem Status in welchen gegangen werden kann. Jeder dieser Zustände kann einen Sign-off voraussetzen, bevor fortgefahren werden kann. So erfüllen Sie sowohl die Anforderungen externer Wirtschaftsprüfer als auch Ihre eigenen Vorgaben aus dem Revisionshandbuch.

Revisionssicheres Arbeiten

Durch Historisierung und Versionierung werden alle Vorgänge revisionssicher durchgeführt. Alle Änderungen im System oder an Berichten werden protokolliert und historisiert. Es ist klar ersichtlich, wer welches Dokument wann geändert hat.

Steigerung der Effizienz

Arbeitserleichterung

  • In audimexEE arbeiten der Revisionsleiter, die Prüfer und die Geprüften in einem System. Die Pflege unterschiedlicher Datenbestände entfällt und es finden keine Medienbrüche statt. Durch die ausgefeilte Office-Integration fließen Informationen in Word Dokumente und können aus diesen auch wieder herausgelesen werden. Ein manueller Aufwand für „Cut&Paste“ entfällt.
  • Indem Sie den Geprüften geregelten Zugriff auf die für sie relevanten Maßnahmen gewähren, ermöglichen Sie nicht nur eine engere Zusammenarbeit sondern überlassen einen Teil der Dokumentationsarbeit dem Fachbereich.
  • Es entfällt die lästige Informationsbeschaffung bei der Maßnahmen-Bearbeitung. Alle notwendigen Informationen sind auf der Wiedervorlage zu finden.
  • audimexEE enthält eine Reihe von Mechanismen zur Automatisierung von Abläufen in der Revision. Dazu gehören beispielsweise die Berechnung von Berichtsverteilern oder das automatisierte Versenden von E-Mails.

Zeitersparnis

  • Alle Auswertungen erfolgen auf Knopfdruck, so dass zeitaufwendige Zusammenführungen von Informationen aus verschiedenen Prüfberichten, E-Mails, Telefonnotizen und weiteren Dokumenten – die im Format nicht unterschiedlicher sein können – entfallen. Dadurch werden nicht nur Ressourcen für andere Tätigkeiten frei, sondern die geforderten Informationen stehen ohne Verzug, präzise und auch von dezentralen Revisionsabteilungen sofort zur Verfügung.
  • Prüfhandlungen und Checklisten müssen nicht jedes Mal neu erarbeitet werden. In audimexEE werden sie je nach Prüfgebiet und Prüfungstiefe aus Ihren Best-Practice Katalogen ausgewählt. So muss das Rad nicht jedes Mal neu erfunden werden: Im Gegenteil kann jeder Prüfer vom Wissen seiner Kollegen profitieren und gleichzeitig seinerseits an der Optimierung solcher Kataloge durch Einbringen seiner Erfahrungen und speziellen Fähigkeiten mitarbeiten.
  • Der Zugriff auf vorhergehende Prüfungen mit darin erfassten Unterlagen, Prüfungsergebnissen und dem Bearbeitungsstand der Maßnahmen erfolgt standortunabhängig in einem System. Auch die Volltextsuche in allen oder den zu einer bestimmten Prüfung gehörigen Dokumenten spart wertvolle Zeit und vermeidet Redundanzen.
  • Prüfungsdokumente wie Prüfungsankündigung, Feststellung- bzw. Maßnahmen-auflistungen und Revisionsberichte können direkt aus audimexEE erstellt werden. Hierfür werden benutzerdefinierte Wordvorlagen erstellt, die bei Abruf mit den entsprechenden Datenbankinhalten gefüllt werden. So entsteht ein Standard MS-Word Dokument, das Ihrem Corporate Design entspricht und wie gewohnt weiter bearbeitet werden kann. Lästige Formatierungsarbeit in Word kann dabei komplett entfallen.
  • audimexEE kann so angepasst werden, dass aus einem Standard-Revisionsbericht im MS-Word Format die finalen Feststellungen und Maßnahmen in die Datenbank eingelesen werden. So profitiert man von einem komplett systemgestützten Maßnahmenverfolgungsprozess, ohne dass die bestehende Arbeitsweise umgestellt werden muss.

Das Wesentliche im Fokus

Durch eine risikoorientierte Prüfungsplanung optimieren Sie Ihren Ressourceneinsatz. audimexEE unterstützt Sie in einem ganzheitlichen, mehrjährigen Planungsansatz, berechnet nach Ihren Anforderungen das Risiko der Prüffelder, wobei auch Informationen aus vorhergehenden Prüfungen mit in die Berechnung einfließen können. Anhand der Risikobewertung und der Fälligkeit von Pflichtprüfungen, schlägt audimexEE den nächsten Prüfzeitpunkt pro Prüffeld vor. Danach planen Sie Ihre Prüfungen in übersichtlichen Kalenderansichten so, dass Prüfer entsprechend ihrer Qualifikationen eingesetzt werden können.

Einhaltung geforderter Standards

IIA Standards

audimexEE unterstützt die Arbeitsweise, die von nationalen und internationalen Organisationen empfohlen wird.

Wirtschaftsprüfer

Typischerweise fordern Wirtschaftsprüfer von der internen Revision vor allem die Nachvollziehbarkeit der Prüfungsauswahl, die Qualität der Prüfungsdokumentation und die Gewährleistung der Maßnahmenumsetzung. audimexEE unterstützt Sie hier in allen Belangen.

Aufsichtsbehörden

audimexEE wird von Aufsichtsbehörden selbst eingesetzt. Somit können Sie sichergehen, dass ihre Anforderungen erfüllt sind.

Datenschutz

audimexEE basiert auf einem streng rollen- und regelbasierten Berechtigungssystem. Je nach Rolle erhalten die Benutzer unterschiedliche Zugriffsberechtigungen. Sie bestimmen, wer lesenden oder schreibberechtigten Zugriff erhält bzw. wer welche Navigationspunkte sieht. Mit dem Berechtigungssystem steuern Sie Zugriffsmöglichkeiten und Verantwortlichkeiten. In audimexEE können Sie eine strenge Mandanten-Trennung abbilden.

Fazit

Mehrwerte

Mehrwerte durch die Einführung von audimexEE entstehen auf vielen Ebenen wie Wirtschaftlichkeit oder Qualität. Die Investitionskosten amortisieren sich nach kurzer Zeit. Die Arbeit der Revisoren wird deutlich erleichtert und übersichtlich strukturiert. Der Revisionsleiter erhält die volle Übersicht sowie die Steuerung der gesamten Prozesse in einem Tool. Die Auswertungsmöglichkeiten überzeugen die Geschäftsführung durch Konzentration auf das Wesentliche, Übersichtlichkeit und Aussagekraft.